Escrever um e-mail profissional não é difícil, mas requer bastante atenção e alguns cuidados. Confira 7 dicas para se comunicar melhor!
Iana Faini | 16 de Janeiro de 2020 às 16:30
Saber escrever um e-mail profissional é essencial para expor ideias corretamente e demonstrar profissionalismo. Além de evitar desentendidos que podem custar o seu emprego ou aquela tão sonhada promoção. Leia a seguir 7 dicas simples para escrever melhor:
É a primeira regra de ouro a ser considerada. Evite floreios como "venho por meio desta...". Use uma linguagem simples e direta, afinal, estamos cada vez mais ocupados e repletos de distrações ao nosso redor. Além disso, mesmo que esteja se comunicando com colegas de trabalho, quando o e-mail envolver mais de uma pessoa, evite brincadeiras ou trocadilhos no corpo do e-mail. Deixe a descontração para o cafezinho!
O início do e-mail profissional é vital, pois é nele que se encontram as informações essenciais daquele comunicado. Do segundo parágrafo em diante, apenas informações adicionais devem ser incluídas. Procure escolher palavras-chave que digam exatamente o que você pretende logo no primeiro parágrafo. Por exemplo:
"Boa tarde, Por favor, solicitar o orçamento à empresa X."
Solicitar e orçamento são as palavras principais; por esse motivo, elas estão na primeira linha, logo abaixo da saudação.
Saiba com quem você está se comunicando. Evite utilizar pronomes de tratamento informais com superiores ou autoridades, por exemplo. Se estiver lidando com o presidente da sua empresa, pode utilizar Sr. (Senhor) ou Sra. (Senhora). Mas, se estiver escrevendo para autoridades políticas ou religiosas, opte por V. Ex.ª (Vossa Excelência, para cargos políticos e autoridades) ou V. Ema. (Vossa Eminência, para postos religiosos).
Se você planeja enviar um e-mail para sanar dúvidas, procure sempre se informar antes de fazer perguntas. Ler e-mails demanda tempo, e, em alguns casos, pode ser que você não receba a resposta imediatamente, o que pode atrasar as suas atividades. Talvez você encontre as suas respostas apenas indo atrás do que quer saber, sem esperar ninguém por isso.
Nem todo mundo na empresa precisa saber quem você é ou a sua função. Ao enviar um e-mail para um departamento diferente ou para pessoas de fora da empresa, diga o seu nome e o seu cargo, e só então introduza o assunto. De preferência, também configure uma assinatura automática em seu e-mail profissional com seu nome, cargo e o logotipo da sua empresa.
A internet possui uma desvantagem enorme: a chance de você ser mal interpretado é grande. Para evitar que isso aconteça, utilize as palavras corretas ao se referir a um assunto específico. Além disso, evite julgamentos; se tiver de corrigir alguém, aponte onde ele deve melhorar, e não apenas diga o que ficou ruim, principalmente quando houver mais pessoas em cópia.
Essa dica nem deveria ser dica, mas é sempre bom dizer: sempre releia o seu e-mail antes de clicar em enviar! Um erro pequeno pode colocar tudo a perder, dependendo de para quem você está enviando a mensagem. Escrever certo na internet é imprescindível, e ainda mais quando se trata de relações profissionais. Preste muita atenção!