Escrever um e-mail profissional não é difícil, mas requer bastante atenção e alguns cuidados. Confira 7 dicas para se comunicar melhor!
Saber escrever um e-mail profissional é essencial para expor ideias corretamente e demonstrar profissionalismo. Além de evitar desentendidos que podem custar o seu emprego ou aquela tão sonhada promoção. Leia a seguir 7 dicas simples para escrever melhor:
1. Seja direto
É a primeira regra de ouro a ser considerada. Evite floreios como "venho por meio desta...". Use uma linguagem simples e direta, afinal, estamos cada vez mais ocupados e repletos de distrações ao nosso redor. Além disso, mesmo que esteja se comunicando com colegas de trabalho, quando o e-mail envolver mais de uma pessoa, evite brincadeiras ou trocadilhos no corpo do e-mail. Deixe a descontração para o cafezinho!
2. Introduza o assunto com as palavras certas
O início do e-mail profissional é vital, pois é nele que se encontram as informações essenciais daquele comunicado. Do segundo parágrafo em diante, apenas informações adicionais devem ser incluídas. Procure escolher palavras-chave que digam exatamente o que você pretende logo no primeiro parágrafo. Por exemplo:
"Boa tarde, Por favor, solicitar o orçamento à empresa X."
Solicitar e orçamento são as palavras principais; por esse motivo, elas estão na primeira linha, logo abaixo da saudação.
3. Faça a saudação adequada
Saiba com quem você está se comunicando. Evite utilizar pronomes de tratamento informais com superiores ou autoridades, por exemplo. Se estiver lidando com o presidente da sua empresa, pode utilizar Sr. (Senhor) ou Sra. (Senhora). Mas, se estiver escrevendo para autoridades políticas ou religiosas, opte por V. Ex.ª (Vossa Excelência, para cargos políticos e autoridades) ou V. Ema. (Vossa Eminência, para postos religiosos).
4. Procure se informar antes de enviar o e-mail
Se você planeja enviar um e-mail para sanar dúvidas, procure sempre se informar antes de fazer perguntas. Ler e-mails demanda tempo, e, em alguns casos, pode ser que você não receba a resposta imediatamente, o que pode atrasar as suas atividades. Talvez você encontre as suas respostas apenas indo atrás do que quer saber, sem esperar ninguém por isso.
5. Diga quem você é
Nem todo mundo na empresa precisa saber quem você é ou a sua função. Ao enviar um e-mail para um departamento diferente ou para pessoas de fora da empresa, diga o seu nome e o seu cargo, e só então introduza o assunto. De preferência, também configure uma assinatura automática em seu e-mail profissional com seu nome, cargo e o logotipo da sua empresa.
6. Escolha bem as palavras que irá usar
A internet possui uma desvantagem enorme: a chance de você ser mal interpretado é grande. Para evitar que isso aconteça, utilize as palavras corretas ao se referir a um assunto específico. Além disso, evite julgamentos; se tiver de corrigir alguém, aponte onde ele deve melhorar, e não apenas diga o que ficou ruim, principalmente quando houver mais pessoas em cópia.
7. Por último, mas não menos importante... escreva corretamente!
Essa dica nem deveria ser dica, mas é sempre bom dizer: sempre releia o seu e-mail antes de clicar em enviar! Um erro pequeno pode colocar tudo a perder, dependendo de para quem você está enviando a mensagem. Escrever certo na internet é imprescindível, e ainda mais quando se trata de relações profissionais. Preste muita atenção!
